Vad är en hybridstämma?
En hybridstämma – eller ett hybridmöte, orden används om samma sak – är en stämma där en del av deltagarna är på plats i en fysisk lokal och andra deltar på distans. Votarino är ett verktyg för röstning och beslut – inte en videomötesplattform – så ni håller mötet som ni vill (i lokalen, via ett videoverktyg, eller båda) och låterVotarino sköta omröstning, röstlängd och protokoll. Oavsett var en deltagare befinner sig röstar hen från sin egen mobil.
Så går deltagarna med i lokalen – QR-kod eller möteskod
Den vanligaste tröskeln i lokalen är enkel: alla har inte sin e-postinbjudan till hands. Därför kan ordföranden skriva ut ett möteskort (eller visa det på en skärm i lokalen) med en QR-kod och en sexteckens möteskod.
- Deltagaren scannar QR-koden med mobilkameran – eller går till votarino.se/kod och skriver in koden.
- Sedan identifierar hen sig: med BankID på betalplan, annars via en personlig e-postlänk.
- Klart – deltagaren är inne i mötet och kan rösta, utan att först leta rätt på sin inbjudan.
Kortet skrivs ut som ett A4-ark som klipps till två små kort, så att ni enkelt kan lägga ut flera i lokalen eller vid entrén.
Är möteskoden säker?
Ja. Möteskoden är en publik identifierare, inte ett lösenord. Den pekar bara ut vilket möte det gäller – själva identiteten fastställs bakom inloggningen, aldrig av koden:
- Varje deltagare måste identifiera sig med BankID eller sin e-postlänk för att komma in.
- En utomstående kan inte släppa in sig själv – bara personer som hör till föreningens röstlängd kan bli deltagare, och nya ansikten hanteras av ordföranden.
- Koden slutar fungera när mötet avslutas, så ett gammalt utskrivet kort ger ingen åtkomst i efterhand.
Rösta i rummet eller i appen – utan dubbelräkning
På en hybridstämma vill en del rösta digitalt medan andra hellre räcker upp handen i rummet. Votarino hanterar båda utan att någon räknas dubbelt. Ordföranden kan pricka av de deltagare som röstar i rummet – deras app-röster (även eventuella förtidsröster) räknas då inte, och rummets resultat förs in som en manuell sammanräkning. Bytet av röstläge är enkelriktat under mötet, så att en och samma person aldrig kan räknas både i appen och i rummet.
Två saker är värda att tänka igenom i förväg just för hybridformatet. Ska någon punkt vara sluten blir församlingen uppdelad i två mindre grupper – i rummet och i appen – och varje grupp är lättare att genomskåda än helheten. Och bär någon en fullmakt behöver ombudets extra röst hanteras i samma läge som ombudets egen, så att inte den ena räknas i rummet och den andra i appen.
En talarlista för både rummet och mobilerna
Det andra som lätt blir dubbelt på en hybridstämma är ordet. Den som sitter hemma kan inte räcka upp handen så att ordföranden ser det, och ordföranden ska ändå hålla reda på vem som står i kö. I Votarino begär deltagaren ordet på den punkt som behandlas och ser sin plats i kön – och den som räcker upp handen i lokalen lägger ordföranden in i samma kö. Det blir en talarlista att hålla reda på, inte handuppräckning plus en skärm.
Kön skiljer på de tre typer av begäran ett möte faktiskt använder: inlägg i den ordning de kom, replik direkt efter det inlägg den svarar på, och ordningsfråga före allt annat. Att begära ordet kräver inte rösträtt – yttranderätt och rösträtt är skilda saker – utan bara att medlemmen är incheckad på mötet. Protokollet redovisar efteråt vem ordföranden gav ordet till, i tur och ordning, och vem som begärde ordet utan att få det. Talarlistan finns på alla planer, även gratisplanen.
En röstlängd, ett verifierbart protokoll
Oavsett hur deltagarna röstade sammanställs allt i en gemensam röstlängd och ett protokoll. Rummets manuella sammanräkning får en egen SHA-256-kedja som kan verifieras publikt, precis som de digitala rösterna – så att hela mötet går att granska i efterhand, även den del som skedde i lokalen.
Så förbereder ni hybridstämman
- Bjud in medlemmarna som vanligt via e-post – inbjudan fungerar både för dem på plats och på distans.
- Skriv ut möteskorten med QR-kod och möteskod, och lägg ut dem i lokalen eller visa koden på en skärm.
- Bestäm om mötet ska kräva BankID (betalplan) eller räcka med e-postlänk.
- Under mötet: pricka av dem som röstar i rummet, öppna omröstningarna och låt resten rösta från mobilen.
Att både arrangera hybridstämman och leda den är mycket på en gång. Föreningar som hellre lämnar över klubban tar in en extern mötesordförande – som kan få tillgång till just det mötet, utan att få medlemsregistret på köpet.
Osäkra på vilken nivå av identifiering och kontroll ni behöver? Jämför alternativen eller börja i det lilla och väx. Varje förening ansvarar själv för att dess stadgar och beslutsordning tillåter det sätt ni väljer att hålla stämman på.
Vanliga frågor
Vad är en hybridstämma?
En hybridstämma är en föreningsstämma där en del av deltagarna är på plats i en fysisk lokal och andra deltar på distans. Orden hybridstämma och hybridmöte används om samma sak. Votarino är ett verktyg för röstning och beslut, inte en videomötesplattform – föreningen håller mötet som den vill och låter alla rösta i samma omröstning.
Hur röstar de som sitter i lokalen?
De kan rösta i appen precis som alla andra: de scannar QR-koden på möteskortet eller går till votarino.se/kod och anger den sexteckens möteskoden. Föredrar de att räcka upp handen prickar ordföranden av dem som manuella röstare, och deras röster räknas in i lokalen i stället.
Kan någon räknas dubbelt om de både har förhandsröstat och röstar i lokalen?
Nej. När ordföranden markerar en deltagare som manuell röstare räknas deras app-röster inte – inte heller en förhandsröst som redan lagts. Bytet av röstläge är enkelriktat under mötet just för att ingen ska kunna räknas två gånger.
Hur håller ordföranden ordning på talarlistan när några sitter i lokalen?
Deltagarna på distans begär ordet i appen och ser sin plats i kön. Räcker någon upp handen i lokalen lägger ordföranden in dem i samma kö, så det finns bara en talarlista att hålla reda på. Kön skiljer på inlägg, replik och ordningsfråga: en replik hamnar direkt efter det inlägg den svarar på, och en ordningsfråga före allt annat. Att begära ordet kräver inte rösträtt, bara att medlemmen är incheckad på mötet – och protokollet visar efteråt vem ordföranden gav ordet till och vem som begärde ordet utan att få det.
Krävs det att stadgarna tillåter hybridstämma?
En stämma med deltagare både på plats och på distans är inte samma sak som en helt digital stämma, men vad som gäller avgörs av föreningens stadgar och av lagen för er föreningsform. Varje förening ansvarar själv för att dess stadgar och beslutsordning tillåter det sätt ni väljer att hålla stämman på.