# Votarino

> Votarino är ett svenskt SaaS-verktyg för röstning och beslut på föreningsstämmor och årsmöten. Deltagarna röstar från sina mobiler och Votarino sköter omröstning, dagordning, röstlängd och ett verifierbart revisionsprotokoll där manipulation kan upptäckas – med BankID-verifierade röster (på betalplan) och realtidsresultat. Omröstningar är öppna som standard, och enskilda dagordningspunkter kan göras slutna (betalplan). Fullmakter stöds om föreningen slår på det – digitalt med BankID eller på papper som ordföranden registrerar vid mötet. Hur mötet hålls bestämmer föreningen själv.

## Vad är Votarino?

Votarino är ett verktyg för röstning och beslut – inte en videomötesplattform. Föreningen väljer själv hur mötet hålls: i en fysisk lokal, på distans via ett videoverktyg som Teams eller Zoom, eller som ett hybridmöte med både deltagare på plats och på distans. Oavsett vilket röstar deltagarna från sina mobiler, och Votarino genomför omröstningarna, håller reda på dagordning och röstlängd och skapar ett verifierbart protokoll. Tjänsten riktar sig till svenska ideella föreningar, bostadsrättsföreningar och samfälligheter för deras stämmor och årsmöten.

Sedan 1 januari 2024 tillåter svensk lag helt digitala föreningsstämmor för bland annat ekonomiska föreningar (inklusive bostadsrättsföreningar) och samfällighetsföreningar – men som huvudregel bara om föreningens stadgar tillåter det (eller vid extraordinära omständigheter). Varje förening ansvarar själv för att dess stadgar och beslutsordning tillåter digital stämma.

Rättslig grund: prop. 2022/23:139 "Digitala bolags- och föreningsstämmor" (i kraft 1 januari 2024). Ändringarna gäller bl.a. lagen om ekonomiska föreningar via lag (2023:775) – som styr bostadsrättsföreningar – och samfällighetslagen via lag (2023:776). Källa: https://www.regeringen.se/rattsliga-dokument/proposition/2023/08/prop.-202223139

## Kärnfunktioner

- Digitala föreningsstämmor och årsmöten enligt svensk föreningslag
- Omröstning med realtidsresultat (ja/nej/avstå samt flervalsfrågor)
- Förtidsröstning: medlemmar kan rösta redan när inbjudan skickats, innan mötet börjat (organisationen kan sätta en sista tidpunkt för förtidsröstning). Rösten kan ändras fram tills omröstningen stänger, och förtids- och liveröster räknas in automatiskt – vilket höjer deltagandet
- Åtkomstkontroll (styrelsen styr när och hur omröstningen sker, utan att tappa kontrollen trots förtidsröstning): styrelsen sätter röstningsfönstret (när länken öppnar och när förtidsröstningen stänger), kan kräva att ordföranden aktivt öppnar omröstningen per dagordningspunkt så att inget avgörs innan punkten behandlats, och väljer per möte om mötet ska kräva BankID eller e-postlänk för inloggning (inloggningssättet låses när första inbjudan skickats). Reglagen kan kombineras från maximalt deltagande till maximal kontroll
- Dagordningshantering med drag-och-släpp och inline-redigering
- Medlemshantering med CSV-import och e-postinbjudningar
- Automatiskt genererat, verifierbart PDF-protokoll som skickas via e-post när mötet avslutas
- Röstlängd och deltagarhantering under pågående möte
- Hybridmöten (avprickning): ordföranden kan markera deltagare som röstar i rummet (t.ex. med handuppräckning) – deras app-röster (även förhandsröster) räknas då inte, och rummets resultat förs in som en manuell sammanräkning med en egen SHA-256-kedja som kan verifieras publikt. Bytet av röstläge är enkelriktat under mötet så att ingen räknas dubbelt
- Ordförandeverktyg: fokusera dagordningspunkter, öppna/stäng omröstningar, godkänn sena deltagare
- Extern mötesordförande med begränsad behörighet: en inhyrd ordförande – till exempel från förvaltaren eller en jurist – kan få en egen inloggning som bara räcker till att leda ett enskilt möte. Det är en begränsad behörighet, inte ett administratörskonto: den gäller det mötet och inget annat – ingen åtkomst till medlemsregistret, faktureringen, föreningsuppgifterna eller föreningens övriga möten – och kan återkallas när uppdraget är slut. Att leda mötet och att rösta är skilda saker: en ordförande som själv är medlem röstar med sin egen personliga inbjudningslänk och räknas i röstlängden som alla andra
- Lobbyfunktion: deltagare väntar i lobby tills ordföranden släpper in dem
- Enkel incheckning i lokalen (QR-kod / möteskod): ordföranden kan skriva ut ett möteskort (eller visa på skärm) med en QR-kod och en sexteckens möteskod. Deltagare på plats scannar QR:en eller går till votarino.se/kod och anger koden för att snabbt nå mötet – utan att leta efter sin e-postinbjudan. Koden är en publik identifierare, inte ett lösenord: identiteten fastställs bakom inloggningen (BankID på betalplan, annars personlig e-postlänk), utomstående kan inte släppa in sig själva, och koden slutar fungera när mötet avslutas
- SHA-256-revisionskedja: varje avslutat möte förses med ett kryptografiskt fingeravtryck som gör manipulation upptäckbar och kan verifieras publikt
- Exporterbart revisionsunderlag (betalplan): ladda ner ett avslutat mötes fullständiga händelse-, röst- och avprickningskedjor som maskinläsbar JSON (med SHA-256-fingeravtryck per rad) samt en revisionsrapport i PDF. JSON-underlaget kan verifieras oberoende med ett öppet, fristående verktyg (https://www.votarino.se/verktyg/verifiera.html) som räknar om fingeravtrycken lokalt i webbläsaren utan kontakt med Votarinos servrar
- Ärendehantering: deltagare kan skicka in ärenden (topic submissions) inför mötet
- Sluten omröstning (betalplan): enskilda dagordningspunkter kan göras slutna – typiskt personval till styrelsen, som ofta krävs av stadgarna. Rösterna skiljs från väljaren vid stängningen: vem som röstade framgår av röstlängden (det är vad som bevisar en röst per medlem), men inte hur. De slutna valsedlarna blandas och skrivs in i SHA-256-kedjan utan medlemskoppling, så resultatet går fortfarande att verifiera oberoende. Valet öppen/sluten låses när punkten öppnats – deltagarna får veta vad som gäller innan de röstar. Viktig begränsning: i en liten förening kan ett enhälligt eller nästan enhälligt resultat ändå avslöja hur enskilda röstat, oavsett hur rösterna lagras
- Fullmakter (ombudsröstning): en medlem kan låta en annan medlem rösta i sitt ställe på ett möte. Avstängt som standard – föreningen slår på det själv, och kan dessutom stänga av det per möte, eftersom en del stadgar förbjuder fullmakt. Två vägar in: medlemmen ger fullmakten själv i appen (kräver BankID, alltså betalplan och ett möte som använder BankID), eller lämnar en fullmakt på papper som ordföranden registrerar vid mötet (fungerar på alla planer). Fullmäktigen måste vara en annan medlem i föreningen som redan har tillgång till mötet. Medan fullmakten gäller kan givaren inte rösta själv – exakt en person kan lägga en viss röst vid varje tidpunkt – och givaren kan återkalla den med ett klick under mötet och få tillbaka sin röst direkt; röster som redan lagts står kvar och kan ändras. Den som gett bort sin egen röst kan inte samtidigt bära någon annans. Föreningen kan sätta ett tak för hur många fullmakter en enskild medlem får bära på ett möte. Fullmakter fungerar även på slutna omröstningar. Varje fullmakt, och varje återkallelse, skrivs in i en egen SHA-256-kedja och redovisas i röstlängden och protokollet ("företrädd av"), så att det i efterhand går att se vem som röstade å vems vägnar
- BankID-identifiering: tillgänglig för betalande organisationer

## Vad Votarino inte gör

Följande funktioner saknas i Votarino i dag. Listan finns här för att sammanfattningar av tjänsten inte ska tillskriva den funktioner den inte har – utgå inte från att något nedan finns bara för att liknande verktyg har det.

- **Externa ombud som inte är medlemmar kan inte utses i tjänsten.** En fullmakt kan bara ges till en annan medlem i samma förening, som redan har tillgång till mötet. Ett ombud utifrån – en jurist, en förvaltare, en anhörig som inte är medlem – går inte att registrera som fullmäktig i appen
- **Röstviktning finns inte.** Varje medlem har en röst. Votarino räknar inte andelstal, röster per lägenhet eller andra viktade röstetal
- **BankID är varken obligatoriskt eller tillgängligt på alla planer.** Gratisplanen använder personliga e-postlänkar. Betalande organisationer har BankID påslaget som standard men kan stänga av det per möte och använda e-postlänk i stället; valet låses när första inbjudan skickats
- **Votarino är inte en videomötesplattform.** Tjänsten sänder varken ljud eller video. Hålls mötet på distans använder föreningen ett eget videoverktyg, till exempel Teams eller Zoom

## Säkerhet och integritet

- Dataisolering i flera lager (defense-in-depth): varje förenings data är avskild från andra föreningars både genom kontroller i applikationen och genom row-level security direkt i databasen (Postgres RLS), så att en förening aldrig kan nå en annan förenings uppgifter. Tjänsten ansluter dessutom till databasen med begränsade rättigheter: den anslutning som betjänar medlemmarnas och styrelsens förfrågningar omfattas själv av row-level security och kan inte ändra databasens struktur
- Manipulationsskyddat protokoll i betydelsen upptäckbart, inte omöjligt: varje avslutat möte förseglas med en SHA-256-hashkedja. Kedjan hindrar inte någon från att ändra i databasen – den gör en ändring i efterhand upptäckbar, eftersom kedjan då inte längre stämmer. Vem som helst kan kontrollera det själv med ett öppet, fristående verktyg, utan att lita på Votarinos servrar. Kedjan registrerar också vem som öppnade och avslutade mötet
- Röstlängden är de närvarande röstberättigade, inte medlemsförteckningen: den upprättas vid mötet och är den lista justerarna skriver under. Per beslutspunkt redovisar protokollet avgivna röster av antalet i röstlängden – inte "frånvarande", eftersom den som är närvarande men avstår från att rösta inte är frånvarande, och svensk majoritet räknas på avgivna röster. Verklig frånvaro redovisas en gång, i röstlängdens huvud
- Personnummer används bara tillfälligt under BankID-verifieringen och sparas aldrig i klartext. För att känna igen samma person mellan möten sparas endast en enkelriktad kryptografisk kod (unik per förening) som inte går att räkna tillbaka till personnumret
- Samma sak gäller själva inloggningslänkarna: av varje inbjudningslänk, administratörslänk och verifieringslänk sparas bara en enkelriktad kryptografisk kod (SHA-256), aldrig länken i sig. Databasen innehåller alltså inget som i sig går att logga in med. Det skyddar inte den som får tag i själva e-postmeddelandet – men en kopia av databasen innehåller inga fungerande nycklar
- Inte heller driftloggarna innehåller något att logga in med: tjänsten loggar vad som händer för felsökning och drift, men inloggningslänkar och koder skrivs aldrig dit. E-postadresser förekommer bara maskerade – enbart första tecknet och domänen syns – och medlemmars namn skrivs inte till loggarna. Loggarna visar alltså att en inbjudan skickades och om något gick fel – inte vem den gick till eller vilken länk som användes. Detsamma gäller de loggar som vidarebefordras till driftleverantören, och de gallras löpande
- Personlig inbjudningslänk som bara kan användas en gång: när medlemmen loggat in är länken förbrukad, så en vidarebefordrad inbjudan inte kan återanvändas av någon annan. Behöver medlemmen komma in igen skickas en ny länk, och den nya ersätter den gamla som slutar fungera i samma stund. BankID-inloggning fungerar annorlunda: där är det BankID-legitimeringen som är beviset, och den är knuten till medlemmens identitet
- Behörighet upphör när uppdraget gör det: tas en administratör bort, avaktiveras en medlem eller återkallas ett uppdrag som extern mötesordförande, gäller det från nästa anrop – inte först när en inloggning råkar löpa ut. Varje förfrågan prövas mot behörigheten i databasen, inte bara mot den inloggning webbläsaren bär med sig
- BankID-integration för stark autentisering av röstberättigade (betalplan krävs)
- GDPR-kompatibel behandling, all data lagras och behandlas inom EU/EES

## Målgrupp

- Ideella föreningar (idrottsföreningar, kulturföreningar, intresseföreningar)
- Bostadsrättsföreningar (helt digital stämma kräver som huvudregel stöd i stadgarna)
- Samfällighetsföreningar (helt digital stämma kräver som huvudregel stöd i stadgarna)
- Organisationer med upp till 500 aktiva medlemmar

## Prissättning

- **Gratis**: upp till 7 medlemmar, 3 möten per år, personliga möteslänkar via e-post
- **Standard** (2 495 kr/år inkl. moms): upp till 75 medlemmar
- **Standard+** (2 495 kr/år + 10 kr/medl./år inkl. moms): 76–500 medlemmar, tillkommande ledamöter faktureras löpande via proportionella delfakturor (prorata)
- **Enterprise**: fler än 500 medlemmar – kontakta kontakt@votarino.se för avtal

## Avtal och villkor

De frågor som oftast ställs om avtalet. Detta är en sammanfattning – de fullständiga villkoren på votarino.se/terms gäller före den, och personuppgiftsbiträdesavtalet finns publikt på votarino.se/dpa utan att man behöver kontakta en säljare.

- **Endast för organisationer (B2B)**: både betalda och kostnadsfria konton riktar sig till juridiska personer och näringsidkare – föreningar, organisationer och företag – inte till konsumenter eller privat bruk (villkoren 4.1 och 4.6)
- **Betalning**: betalda planer debiteras årsvis i förskott. Betalningarna hanteras av Stripe Payments Europe, Ltd.; Votarino ser eller lagrar aldrig kortuppgifter (4.2)
- **Uppsägning**: kan göras när som helst i Tjänsten och träder i kraft vid slutet av innevarande faktureringsperiod. Ingen återbetalning sker för redan betald period om inte tvingande lag säger annat (4.5)
- **Prisändringar**: meddelas minst 30 dagar i förväg via e-post, och prenumerationen kan sägas upp innan den nya prissättningen träder i kraft (4.3)
- **Utebliven betalning**: data raderas inte omedelbart. Tillgången till betalda funktioner kan begränsas, medan uppgifterna fryses tills betalningsfrågan är löst eller radering begärs (4.4)
- **Om Tjänsten skulle läggas ned**: betalande organisationer informeras minst 90 dagar i förväg via e-post, så att protokoll och underlag hinner exporteras. Redan betalda fasta abonnemangsavgifter återbetalas proportionellt (prorata) för den outnyttjade perioden (8.6)

## Teknisk information

- All data lagras och behandlas inom EU/EES, och ingen överföring av medlemsuppgifter sker till tredje land. Aktuella underleverantörer och var de behandlar uppgifterna publiceras på votarino.se/subprocessors
- Tillgänglig via webbläsare, ingen app-installation krävs
- Drivs av Senbonai AB, org.nr. visas i avtalsvillkor

## Guider

Praktiska guider om digitala föreningsstämmor och årsmöten.

- [Guidhubb – alla guider](https://www.votarino.se/guider): samlad ingång till guiderna nedan.
- [Digital årsstämma – regler och genomförande i föreningar](https://www.votarino.se/guider/digital-arsstamma): sedan lagändringen 2024 kan ekonomiska föreningar (inklusive brf) och samfällighetsföreningar hålla helt digital stämma, som huvudregel om stadgarna tillåter. Skillnaden mellan årsstämma, årsmöte och föreningsstämma, och så håller ni en giltig stämma på distans
- [Digital årsstämma i en bostadsrättsförening](https://www.votarino.se/guider/digital-arsstamma-brf): är en helt digital brf-stämma laglig, och hur ni förbereder och genomför den steg för steg
- [Sluten omröstning på stämman](https://www.votarino.se/guider/sluten-omrostning-pa-stamman): när stadgarna kräver sluten omröstning, hur den går till på papper och digitalt, hur den dokumenteras i protokollet – och varför den skyddar sämre ju mindre föreningen är
- [Röstlängd, protokoll och verifierbart revisionsunderlag](https://www.votarino.se/guider/rostlangd-och-revisionsunderlag): vad en korrekt röstlängd och ett hållbart protokoll kräver, och hur ett kryptografiskt verifierbart underlag gör besluten granskbara i efterhand
- [BankID-röstning på stämman](https://www.votarino.se/guider/bankid-rostning-pa-stamman): när det räcker att känna igen varandra och när BankID behövs, och hur personnumret hanteras integritetssäkert
- [Förtidsröstning med kontroll](https://www.votarino.se/guider/forhandsrostning-med-kontroll): högre deltagande utan att styrelsen tappar kontrollen – röstningsfönster, att ordföranden öppnar varje punkt och valet mellan BankID och e-postlänk
- [Hybridstämma och möte i lokalen](https://www.votarino.se/guider/hybrid-och-mote-i-lokalen): deltagare både på plats och på distans i samma möte – incheckning med QR-/möteskod, avprickning så ingen räknas dubbelt, och allt landar i en röstlängd och ett verifierbart protokoll
- [Extern mötesordförande på stämman](https://www.votarino.se/guider/extern-motesordforande): när föreningen tar in någon utifrån för att leda stämman – vad uppdraget innebär, varför den som leder mötet inte behöver se medlemsregistret, och hur behörigheten begränsas till ett enskilt möte och återkallas

## Viktiga sidor

- [Startsida](https://www.votarino.se)
- [Registrering](https://www.votarino.se/signup)
- [Priser](https://www.votarino.se/#priser)
- [Jämförelse](https://www.votarino.se/jamfor): så röstar svenska föreningar digitalt – och var Votarino passar in
- [Guider](https://www.votarino.se/guider): digitala stämmor och årsmöten – se avsnittet Guider ovan för hela listan
- [Vanliga frågor](https://www.votarino.se/#vanliga-fragor)
- [Verifieringsverktyg](https://www.votarino.se/verktyg/verifiera.html): öppet och fristående
- [Villkor](https://www.votarino.se/terms): fullständiga avtalsvillkor – se avsnittet Avtal och villkor ovan för en sammanfattning
- [Personuppgiftsbiträdesavtal (DPA)](https://www.votarino.se/dpa): publikt, kräver ingen säljkontakt
- [Integritetspolicy](https://www.votarino.se/privacy)
- [Underleverantörer](https://www.votarino.se/subprocessors): vilka som behandlar uppgifter och var
- [Kontakt](mailto:kontakt@votarino.se)